Externalizar el transporte a subcontratistas: cómo gestionar la transición

La decisión está tomada: en el futuro, un socio externo se hará cargo de parte del transporte. Ahora comienza el verdadero trabajo. Porque con la sola adjudicación del pedido, ni el conocimiento de los conductores anteriores ni los procesos bien establecidos se transfieren automáticamente al nuevo proveedor de servicios.

Si desea subcontratar su logística, necesita un proceso de transferencia claro. Este artículo se centra en el sector del transporte: desde el inventario inicial pasando por una ruta piloto hasta el control de calidad continuo.

Primero determine qué tareas se entregarán

El término subcontratista se utiliza de manera diferente en la vida cotidiana. Una empresa puede contratar directamente a un proveedor de servicios de transporte; Esta a su vez puede recurrir a otras empresas para llevar a cabo la ejecución. Para su planificación lo más importante es quién es su socio contractual, quién realiza los viajes y quién decide en caso de desviaciones.

Describa el alcance de los servicios de la manera más específica posible. ¿El socio debería simplemente conducir o también coordinar las citas con los destinatarios? ¿Quién crea órdenes de transporte? ¿Quién comprueba la disponibilidad para el envío? ¿Quién atiende las consultas después de la entrega?

Una distribución clara de las tareas evita que las actividades queden atrás tras el cambio entre almacén, programación y proveedor de servicios.

Documentar el proceso real

Comience con una selección representativa de sus viajes anteriores. Además de la ruta y la cantidad, son especialmente importantes informaciones que actualmente sólo conocen los empleados individuales: diferentes aceptaciones de mercancías, restricciones de acceso, personas de contacto o devoluciones adicionales por parte del cliente.

Cree una breve descripción del trabajo para cada recorrido. Registre el proceso regular y las excepciones conocidas por separado. Un nuevo conductor debería poder saber a qué punto de carga debe dirigirse y con quién contactar si hay problemas.

Al mismo tiempo, verifique qué servicios aún necesita internamente. Incluso con el transporte subcontratado, por ejemplo, el suministro de la mercancía y la coordinación con el proveedor del servicio siguen siendo parte de su proceso operativo.

Consulta ofertas basadas en un perfil de rendimiento uniforme

Una comparación solo funciona si todos los socios solicitados reciben los mismos requisitos. Esto incluye frecuencia, perfil de envío, franja horaria, condiciones de carga y servicios adicionales esperados.

Aclarar en particular:

• ¿Cómo se manejan los cambios, cancelaciones y viajes adicionales?
• ¿Qué tiempos de espera se tienen en cuenta?
• ¿Cómo se documentan las entregas y desviaciones?
• ¿Qué solución de reemplazo se proporciona en caso de falla del vehículo o del conductor?
• ¿Cómo se regula el uso de otras empresas ejecutoras?
• ¿Qué pruebas y documentos de seguro coinciden con la orden?

Estos puntos deben discutirse con el socio contractual antes del inicio. Económicamente, debe comparar el alcance ofrecido con sus gastos totales hasta la fecha, incluido el trabajo interno restante y los costos únicos de conversión.

Comience con una ruta piloto manejable

Una fase piloto deja claro si la colaboración planificada funciona en la vida cotidiana. Elija una ruta que refleje los requisitos típicos y cuya entrega pueda acompañarse fácilmente.

Procedimiento de ejemplo: Inicialmente, un mayorista entrega el suministro a una sucursal. Durante la prueba piloto, los socios de almacén y transporte documentan la preparación para la recogida, la salida y llegada reales y las características especiales. Las preguntas recurrentes se incluirán en la descripción del recorrido.

Antes de que comience, está claro cuándo se evaluará el piloto y qué criterios se aplicarán para la expansión. La decisión se basa en procesos observados y no en la impresión de un único viaje exitoso.

Prepare el cambio para el funcionamiento normal

Después de un piloto exitoso, se realizarán más recorridos paso a paso. Para cada conexión hay una fecha de inicio, una descripción del trabajo actual y personas de contacto nombradas.

Una ruta de escalada es particularmente importante: ¿quién será informado si la cobranza está en riesgo? ¿Quién puede solicitar un viaje de reemplazo? ¿Quién notifica al destinatario? Estas decisiones no deberían tener que negociarse en caso de una interrupción.

Las capacidades de reserva propias solo deben ajustarse una vez que la nueva solución haya sido suficientemente probada y se haya aclarado el uso posterior de los recursos.

Evaluar la calidad periódicamente

Algunas cifras clave significativas son suficientes para comenzar: cumplimiento de los plazos de entrega, entregas completamente documentadas, desviaciones y esfuerzo de coordinación adicional. Defina cómo se miden estos valores. Un retraso por entrega tardía de mercancías requiere una mejora diferente a un error en la planificación de la ruta.

La contribución DAGO existente a Outsourcing de transporte para PYMES orientación complementaria. Luego, la implementación comienza con un perfil de desempeño específico.

¿Quiere entregar transportes regulares a un socio externo? Presenta tus tours, cantidades y requerimientos al DAGO Express y solicita una solución de transporte adecuada.

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