Odovzdanie prepravy subdodávateľom: ako zvládnuť prechod

Padlo rozhodnutie: v budúcnosti časť prepravy prevezme externý partner. Teraz začína skutočná práca. Pretože len pri zadávaní zákazky sa znalosti predchádzajúcich vodičov ani zabehnuté procesy automaticky neprenášajú na nového poskytovateľa služieb.

Ak chcete zmeniť svoju logistiku na subdodávateľov, potrebujete jasný proces odovzdania. Tento článok sa zameriava na sektor dopravy: od počiatočnej inventarizácie cez pilotnú cestu až po priebežnú kontrolu kvality.

Najprv určte, ktoré úlohy budú odovzdané

Pojem subdodávateľ sa v bežnom živote používa inak. Spoločnosť si môže priamo najať poskytovateľa dopravných služieb; To zase môže využiť iné spoločnosti na realizáciu exekúcie. Pre vaše plánovanie je najdôležitejšie, kto je vaším zmluvným partnerom, kto zájazdy realizuje a kto rozhoduje v prípade odchýlok.

Popíšte čo najkonkrétnejšie rozsah služieb. Mal by partner len šoférovať alebo aj koordinovať stretnutia s príjemcami? Kto vytvára prepravné objednávky? Kto kontroluje pripravenosť na odoslanie? Kto spracováva otázky po doručení?

Jasné rozdelenie úloh bráni tomu, aby sa po prechode medzi skladom, plánovaním a poskytovateľom služieb zaostávali aktivity.

Zdokumentujte skutočný proces

Začnite reprezentatívnym výberom svojich predchádzajúcich ciest. Okrem trasy a množstva sú dôležité najmä informácie, ktoré v súčasnosti poznajú len jednotliví zamestnanci: rozdielne prijímanie tovaru, obmedzenia prístupu, kontaktné osoby alebo dodatočné vrátenia od zákazníka.

Vytvorte krátky popis práce pre každú prehliadku. Samostatne zaznamenávajte pravidelný proces a známe výnimky. Nový vodič by mal vedieť povedať, na ktoré miesto nakládky má ísť a koho kontaktovať v prípade problémov.

Zároveň skontrolujte, ktoré služby ešte interne potrebujete. Napríklad aj pri externej preprave zostáva poskytovanie tovaru a koordinácia s poskytovateľom služieb súčasťou vášho operačného procesu.

Skontrolujte ponuky na základe jednotného profilu výkonnosti

Porovnanie funguje len vtedy, ak všetci vyžiadaní partneri dostávajú rovnaké požiadavky. To zahŕňa frekvenciu, profil zásielky, časový úsek, podmienky nakladania a očakávané dodatočné služby.

Objasnite najmä:

• Ako sa riešia zmeny, zrušenia a ďalšie cesty?
• Aké čakacie doby sa berú do úvahy?
• Ako sa dokumentujú dodávky a odchýlky?
• Aké náhradné riešenie je k dispozícii v prípade zlyhania vozidla alebo vodiča?
• Ako je regulované používanie iných vykonávajúcich spoločností?
• Ktoré dôkazy a dokumenty o poistení zodpovedajú objednávke?

Tieto body je potrebné pred začiatkom prediskutovať so zmluvným partnerom. Z ekonomického hľadiska by ste mali porovnať ponúkaný rozsah s vašimi doterajšími úplnými výdavkami vrátane zostávajúcej internej práce a jednorazových nákladov na konverziu.

Začnite so zvládnuteľnou pilotnou trasou

Pilotná fáza objasňuje, či plánovaná spolupráca funguje v každodennom živote. Vyberte si trasu, ktorá odráža typické požiadavky a ktorej odovzdanie možno ľahko sprevádzať.

Príklad postupu: Veľkoobchodník najprv odovzdá dodávku pobočke. Počas pilotnej prevádzky sklad a prepravní partneri dokumentujú pripravenosť na vyzdvihnutie, skutočný odchod, príchod a špeciálne funkcie. Opakujúce sa otázky budú zahrnuté v popise prehliadky.

Pred začatím je jasné, kedy bude pilot hodnotený a aké kritériá platia pre rozšírenie. Rozhodnutie je založené na pozorovaných procesoch namiesto dojmu z jedného úspešného výletu.

Pripravte prepínač na bežnú prevádzku

Po úspešnom pilotnom projekte budú ďalšie prehliadky postupne preberané. Pre každé pripojenie je uvedený dátum začiatku, aktuálny popis práce a menované kontaktné osoby.

Cesta eskalácie je obzvlášť dôležitá: Kto bude informovaný o ohrození zberu? Kto si môže objednať náhradný zájazd? Kto informuje príjemcu? O týchto rozhodnutiach by sa v prípade prerušenia nemalo rokovať.

Vlastné rezervné kapacity by sa mali upravovať až po dostatočnom otestovaní nového riešenia a objasnení ďalšieho využitia zdrojov.

Pravidelne vyhodnocujte kvalitu

Na začiatok vám postačí niekoľko zmysluplných kľúčových údajov: dodržanie dodacích termínov, plne zdokumentované dodávky, odchýlky a ďalšie koordinačné úsilie. Definujte, ako sa tieto hodnoty merajú. Oneskorenie v dôsledku neskorého dodania tovaru si vyžaduje iné zlepšenie ako chyba v plánovaní trasy.

Existujúci príspevok DAGO pre Externé zabezpečovanie dopravy pre MSP doplnková orientácia. Implementácia potom začína špecifickým výkonnostným profilom.

Chcete odovzdať pravidelné prepravy externému partnerovi? Predložte svoje zájazdy, množstvá a požiadavky na číslo DAGO Express a vyžiadajte si vhodné riešenie dopravy.

Opýtajte sa na prepravné požiadavky