Lägga ut transporter på underleverantörer: så planerar du övergången

Beslutet är taget: i framtiden kommer en extern partner att ta över en del av transporten. Nu börjar det riktiga arbetet. För bara med tilldelningen av beställningen överförs varken kunskapen om de tidigare förarna eller de väletablerade processerna automatiskt till den nya tjänsteleverantören.

Om du vill byta logistik till underleverantörer behöver du en tydlig överlämningsprocess. Den här artikeln fokuserar på transportsektorn: från den första inventeringen via en pilotrutt till pågående kvalitetskontroll.

Bestämma först vilka uppgifter som ska överlämnas

Begreppet underleverantör används olika i vardagen. Ett företag kan anlita en transporttjänstleverantör direkt; Detta kan i sin tur använda andra företag för att utföra utförandet. För din planering är det viktigaste vem din avtalspartner är, vem som utför resorna och vem som bestämmer vid avvikelser.

Beskriv omfattningen av tjänsterna så specifikt som möjligt. Ska partnern bara köra eller också koordinera möten med mottagare? Vem skapar transportordrar? Vem kontrollerar leveransberedskap? Vem hanterar frågor efter leverans?

En tydlig fördelning av uppgifter förhindrar att aktiviteter lämnas kvar efter bytet mellan lager, schemaläggning och tjänsteleverantör.

Dokumentera själva processen

Börja med ett representativt urval av dina tidigare resor. Förutom rutt och kvantitet är information som för närvarande endast är känd för enskilda anställda särskilt viktig: olika godsmottagning, åtkomstbegränsningar, kontaktpersoner eller ytterligare returer från kunden.

Skapa en kort arbetsbeskrivning för varje turné. Registrera den vanliga processen och kända undantag separat. En ny förare ska kunna berätta vilken laddningspunkt man ska gå till och vem man ska kontakta om det uppstår problem.

Kontrollera samtidigt vilka tjänster du fortfarande behöver internt. Även med utlagd transport, till exempel, förblir tillhandahållandet av varorna och samordningen med tjänsteleverantören en del av din operativa process.

Kontrollera erbjudanden baserat på en enhetlig prestandaprofil

En jämförelse fungerar bara om alla efterfrågade partner får samma krav. Detta inkluderar frekvens, leveransprofil, tidslucka, lastningsförhållanden och förväntade tilläggstjänster.

Förtydliga särskilt:

• Hur hanteras ändringar, avbokningar och ytterligare resor?
• Vilka väntetider tas med i beräkningen?
• Hur dokumenteras leveranser och avvikelser?
• Vilken ersättningslösning tillhandahålls i händelse av fel på fordonet eller föraren?
• Hur regleras användningen av andra verkställande företag?
• Vilka bevis och försäkringsdokument matchar beställningen?

Dessa punkter bör diskuteras med avtalspartnern före start. Ekonomiskt sett bör du jämföra omfattningen som erbjuds med dina totala utgifter hittills, inklusive återstående internt arbete och engångskostnader för konvertering.

Börja med en hanterbar pilotrutt

En pilotfas gör det tydligt om det planerade samarbetet fungerar i vardagen. Välj en rutt som återspeglar typiska krav och vars överlämning lätt kan åtföljas.

Exempelprocedur: En grossist lämnar initialt över leveransen till en filial. Under piloten dokumenterar lager- och transportpartners beredskap för hämtning, faktisk avgång, ankomst och specialfunktioner. Återkommande frågor kommer att inkluderas i turbeskrivningen.

Innan den börjar är det klart när piloten ska utvärderas och vilka kriterier som gäller för utbyggnaden. Beslutet baseras på observerade processer istället för på intrycket av en enda lyckad resa.

Förbered växeln på normal drift

Efter en framgångsrik pilot kommer ytterligare turer att tas över steg för steg. För varje anslutning finns ett startdatum, en aktuell arbetsbeskrivning och namngivna kontaktpersoner.

En eskaleringsväg är särskilt viktig: Vem kommer att informeras om insamlingen är i fara? Vem kan beställa en ersättningsresa? Vem meddelar mottagaren? Dessa beslut ska inte behöva förhandlas i händelse av avbrott.

Egen reservkapacitet bör endast justeras när den nya lösningen har testats tillräckligt och den fortsatta användningen av resurserna har klarlagts.

Utvärdera kvaliteten regelbundet

Några betydelsefulla nyckeltal räcker för att du ska komma igång: följt leveranstider, fullt dokumenterade leveranser, avvikelser och ytterligare samordningsinsatser. Definiera hur dessa värden mäts. En försening på grund av försenad leverans av varor kräver en annan förbättring än ett fel i ruttplaneringen.

Det befintliga DAGO bidraget till Transportoutsourcing för små och medelstora företag kompletterande orientering. Implementeringen börjar sedan med en specifik prestandaprofil.

Vill du lämna över vanliga transporter till en extern partner? Presentera dina turer, kvantiteter och behov till DAGO Express och begär en lämplig transportlösning.

Fråga om transportkrav nu