Udlicitering af transport til underleverandører: sådan planlægges overgangen

Beslutningen er truffet: Fremover vil en ekstern partner overtage en del af transporten. Nu begynder det rigtige arbejde. For alene med tildelingen af ordren overføres hverken kendskabet til de tidligere chauffører eller de veletablerede processer automatisk til den nye tjenesteudbyder.

Hvis du vil skifte din logistik til underleverandører, har du brug for en klar overdragelsesproces. Denne artikel fokuserer på transportsektoren: fra den indledende opgørelse over en pilotrute til løbende kvalitetskontrol.

Beslut først, hvilke opgaver der skal overdrages

Begrebet underleverandør bruges forskelligt i hverdagen. En virksomhed kan leje en transporttjenesteudbyder direkte; Dette kan igen bruge andre firmaer til at udføre udførelsen. For din planlægning er det vigtigste, hvem din aftalepartner er, hvem der udfører turene, og hvem der bestemmer i tilfælde af afvigelser.

Beskriv omfanget af tjenester så specifikt som muligt. Skal partneren bare køre eller også koordinere aftaler med modtagere? Hvem opretter transportordrer? Hvem kontrollerer klarhed til forsendelse? Hvem håndterer forespørgsler efter levering?

En klar fordeling af opgaver forhindrer aktiviteter i at blive efterladt efter skiftet mellem lager, tidsplan og serviceudbyder.

Dokumentér selve processen

Start med et repræsentativt udvalg af dine tidligere rejser. Ud over rute og mængde er information, der i øjeblikket kun er kendt af den enkelte medarbejder, særlig vigtig: anderledes godkendelse af varer, adgangsbegrænsninger, kontaktpersoner eller yderligere returneringer fra kunden.

Opret en kort arbejdsbeskrivelse for hver tur. Registrer den almindelige proces og kendte undtagelser separat. En ny chauffør skal være i stand til at fortælle, hvilket læssested man skal gå til, og hvem man skal kontakte, hvis der er problemer.

Tjek samtidig, hvilke tjenester du stadig har brug for internt. Selv med outsourcet transport, for eksempel, forbliver leveringen af varerne og koordineringen med tjenesteudbyderen en del af din operationelle proces.

Tjek tilbud baseret på en ensartet præstationsprofil

En sammenligning virker kun, hvis alle anmodede partnere modtager de samme krav. Dette inkluderer hyppighed, forsendelsesprofil, tidsrum, indlæsningsforhold og forventede yderligere tjenester.

Afklar især:

• Hvordan håndteres ændringer, aflysninger og yderligere rejser?
• Hvilke ventetider tages der i betragtning?
• Hvordan dokumenteres leverancer og afvigelser?
• Hvilken erstatningsløsning leveres i tilfælde af fejl i køretøjet eller føreren?
• Hvordan reguleres brugen af andre udførende virksomheder?
• Hvilke beviser og forsikringsdokumenter matcher ordren?

Disse punkter bør diskuteres med den kontraktlige partner inden starten. Økonomisk set bør du sammenligne det tilbudte omfang med dine fulde udgifter til dato, inklusive resterende internt arbejde og engangsomkostninger til konvertering.

Start med en overskuelig pilotrute

En pilotfase gør det klart, om det planlagte samarbejde fungerer i hverdagen. Vælg en rute, der afspejler typiske krav, og hvis overdragelse let kan ledsages.

Eksempel på procedure: En grossist overdrager i første omgang forsyningen til en filial. Under piloten dokumenterer lageret og transportpartnerne afhentningsklarhed, faktisk afgang, ankomst og særlige funktioner. Tilbagevendende spørgsmål vil blive inkluderet i turbeskrivelsen.

Inden den begynder, er det klart, hvornår piloten vil blive evalueret, og hvilke kriterier der gælder for udvidelsen. Beslutningen er baseret på observerede processer i stedet for på indtrykket af en enkelt vellykket rejse.

Forbered skiftet til normal drift

Efter en vellykket pilot vil yderligere ture blive overtaget trin for trin. For hver forbindelse er der en startdato, en aktuel arbejdsbeskrivelse og navngivne kontaktpersoner.

En eskaleringssti er særlig vigtig: Hvem vil blive informeret, hvis indsamlingen er i fare? Hvem kan bestille en erstatningsrejse? Hvem giver modtageren besked? Disse beslutninger bør ikke skulle forhandles i tilfælde af en afbrydelse.

Egne reservekapaciteter bør først justeres, når den nye løsning er blevet tilstrækkeligt testet, og den videre brug af ressourcerne er afklaret.

Evaluer kvaliteten regelmæssigt

Et par betydningsfulde nøgletal er nok til at komme i gang: Overholdt leveringsvinduer, fuldt dokumenterede leverancer, afvigelser og yderligere koordineringsindsats. Definer, hvordan disse værdier måles. En forsinkelse på grund af forsinket levering af varer kræver en anden forbedring end en fejl i ruteplanlægningen.

Det eksisterende DAGO bidrag til Outsourcing af transport til SMV'er supplerende orientering. Implementeringen begynder derefter med en specifik præstationsprofil.

Ønsker du at overdrage almindelige transporter til en ekstern partner? Præsentér dine ture, mængder og krav til DAGO Express og anmod om en passende transportløsning.

Forespørg om transportkrav nu