Sette ut transport til underleverandører: slik planlegger du overgangen

Beslutningen er tatt: i fremtiden vil en ekstern partner overta deler av transporten. Nå begynner det virkelige arbeidet. For med tildelingen av bestillingen alene, overføres verken kunnskapen til de tidligere sjåførene eller de veletablerte prosessene automatisk til den nye tjenesteleverandøren.

Hvis du ønsker å bytte logistikken til underleverandører, trenger du en tydelig overleveringsprosess. Denne artikkelen fokuserer på transportsektoren: fra den første beholdningen via en pilotrute til pågående kvalitetskontroll.

Først avgjør hvilke oppgaver som skal overleveres

Begrepet underleverandør brukes ulikt i hverdagen. Et selskap kan leie en transporttjenesteleverandør direkte; Dette kan igjen bruke andre selskaper til å gjennomføre utførelsen. For planleggingen din er det viktigste hvem din avtalepartner er, hvem som gjennomfører turene og hvem som bestemmer ved avvik.

Beskriv omfanget av tjenestene så spesifikt som mulig. Skal partneren bare kjøre eller også koordinere avtaler med mottakere? Hvem lager transportordrer? Hvem sjekker beredskapen for frakt? Hvem håndterer forespørsler etter levering?

En tydelig fordeling av oppgaver forhindrer at aktiviteter blir liggende etter overgangen mellom lager, planlegging og tjenesteleverandør.

Dokumenter selve prosessen

Start med et representativt utvalg av dine tidligere turer. I tillegg til rute og mengde er informasjon som foreløpig kun er kjent for enkeltmedarbeidere spesielt viktig: ulik aksept av varer, adgangsbegrensninger, kontaktpersoner eller tilleggsretur fra kunden.

Lag en kort arbeidsbeskrivelse for hver tur. Registrer den vanlige prosessen og kjente unntak separat. En ny sjåfør skal kunne fortelle hvilket lastepunkt du skal gå til og hvem du skal kontakte hvis det er problemer.

Sjekk samtidig hvilke tjenester du fortsatt trenger internt. Selv med utkontraktert transport, for eksempel, forblir levering av varene og koordinering med tjenesteleverandøren en del av din operasjonelle prosess.

Sjekk tilbud basert på en enhetlig ytelsesprofil

En sammenligning fungerer bare hvis alle forespurte partnere mottar de samme kravene. Dette inkluderer frekvens, forsendelsesprofil, tidsluke, lasteforhold og forventede tilleggstjenester.

Forklar spesielt:

• Hvordan håndteres endringer, kanselleringer og ekstra turer?
• Hvilke ventetider er tatt i betraktning?
• Hvordan dokumenteres leveranser og avvik?
• Hvilken erstatningsløsning tilbys i tilfelle kjøretøy- eller sjåførfeil?
• Hvordan reguleres bruken av andre utførende selskaper?
• Hvilke bevis og forsikringsdokumenter samsvarer med bestillingen?

Disse punktene bør diskuteres med avtalepartneren før oppstart. Økonomisk sett bør du sammenligne omfanget som tilbys med dine fulle utgifter til dags dato, inkludert gjenværende internt arbeid og engangskostnader for konvertering.

Start med en håndterbar pilotrute

En pilotfase gjør det klart om det planlagte samarbeidet fungerer i hverdagen. Velg en rute som gjenspeiler typiske krav og hvis overlevering lett kan følges.

Eksempel prosedyre: En grossist overlater først forsyningen til en filial. Under piloten dokumenterer lageret og transportpartnerne henteberedskap, faktisk avgang, ankomst og spesielle funksjoner. Tilbakevendende spørsmål vil bli inkludert i turbeskrivelsen.

Før den starter er det klart når piloten skal evalueres og hvilke kriterier som gjelder for utvidelsen. Beslutningen er basert på observerte prosesser i stedet for på inntrykk av en enkelt vellykket reise.

Forbered bryteren til vanlig drift

Etter en vellykket pilot vil ytterligere turer bli tatt over trinn for trinn. For hver forbindelse er det en startdato, en aktuell arbeidsbeskrivelse og navngitte kontaktpersoner.

En eskaleringsvei er spesielt viktig: Hvem vil bli informert hvis innsamling er i fare? Hvem kan bestille en erstatningsreise? Hvem varsler mottakeren? Disse avgjørelsene skal ikke måtte forhandles i tilfelle avbrudd.

Egen reservekapasitet bør kun justeres når den nye løsningen er tilstrekkelig testet og den videre bruken av ressursene er avklart.

Vurder kvaliteten regelmessig

Noen meningsfulle nøkkeltall er nok for å komme i gang: overholdt leveringsvinduer, fullt dokumenterte leveranser, avvik og ytterligere koordinering. Definer hvordan disse verdiene måles. En forsinkelse på grunn av forsinket levering av varer krever en annen forbedring enn en feil i ruteplanlegging.

Det eksisterende DAGO bidraget til Outsourcing av transport for små og mellomstore bedrifter tilleggsorientering. Implementeringen begynner deretter med en spesifikk ytelsesprofil.

Vil du overlevere vanlige transporter til en ekstern partner? Presenter dine turer, mengder og behov til DAGO Express og be om en passende transportløsning.

Spør om transportkrav nå