Affidare i trasporti a subappaltatori: come gestire il passaggio

La decisione è stata presa: in futuro un partner esterno si occuperà di parte del trasporto. Ora inizia il vero lavoro. Perché con la sola assegnazione dell'ordine, né la conoscenza dei conducenti precedenti né i processi consolidati vengono trasferiti automaticamente al nuovo fornitore di servizi.

Se desideri affidare la tua logistica a subappaltatori, hai bisogno di un processo di consegna chiaro. Questo articolo si concentra sul settore dei trasporti: dall'inventario iniziale attraverso un percorso pilota fino al controllo di qualità continuo.

Decidere innanzitutto quali compiti verranno consegnati

Il termine subappaltatore viene utilizzato in modo diverso nella vita di tutti i giorni. Un'azienda può assumere direttamente un fornitore di servizi di trasporto; Questo a sua volta può avvalersi di altre società per eseguire l'esecuzione. Per la vostra pianificazione, la cosa più importante è chi è il vostro partner contrattuale, chi effettua i viaggi e chi decide in caso di deviazioni.

Descrivi l'ambito dei servizi nel modo più specifico possibile. Il partner deve limitarsi a guidare o anche coordinare gli appuntamenti con i destinatari? Chi crea gli ordini di trasporto? Chi controlla la disponibilità per la spedizione? Chi gestisce le domande dopo la consegna?

Una chiara distribuzione dei compiti evita che le attività vengano lasciate indietro dopo il passaggio tra magazzino, programmazione e fornitore di servizi.

Documentare il processo effettivo

Inizia con una selezione rappresentativa dei tuoi viaggi precedenti. Oltre al percorso e alla quantità, sono particolarmente importanti le informazioni che attualmente sono note solo ai singoli dipendenti: diversa accettazione della merce, restrizioni di accesso, persone di contatto o resi aggiuntivi da parte del cliente.

Crea una breve descrizione del lavoro per ogni tour. Registrare separatamente il processo regolare e le eccezioni note. Un nuovo autista dovrebbe essere in grado di dire a quale punto di carico andare e chi contattare in caso di problemi.

Allo stesso tempo, verifica di quali servizi hai ancora bisogno internamente. Anche nel caso del trasporto in outsourcing, ad esempio, la fornitura della merce e il coordinamento con il fornitore del servizio rimangono parte del processo operativo.

Verifica le offerte in base a un profilo prestazionale uniforme

Un confronto funziona solo se tutti i partner richiesti ricevono gli stessi requisiti. Ciò include frequenza, profilo di spedizione, fascia oraria, condizioni di carico e servizi aggiuntivi previsti.

Chiarire in particolare:

• Come vengono gestiti i cambiamenti, le cancellazioni e i viaggi aggiuntivi?
• Quali tempi di attesa vengono presi in considerazione?
• Come vengono documentate le consegne e le deviazioni?
• Quale soluzione sostitutiva viene fornita in caso di guasto del veicolo o del conducente?
• Come è regolato l'utilizzo di altre società esecutrici?
• Quali prove e documenti assicurativi corrispondono all'ordine?

Questi punti dovrebbero essere discussi con il partner contrattuale prima dell'inizio. Dal punto di vista economico, dovresti confrontare l'ambito offerto con le spese totali sostenute fino ad oggi, compreso il lavoro interno rimanente e i costi di conversione una tantum.

Inizia con un percorso pilota gestibile

Una fase pilota chiarisce se la collaborazione pianificata funziona nella vita di tutti i giorni. Scegli un percorso che rifletta i requisiti tipici e la cui consegna possa essere facilmente accompagnata.

Procedura di esempio: Un grossista inizialmente consegna la fornitura a una filiale. Durante il progetto pilota, il magazzino e i partner di trasporto documentano la disponibilità al ritiro, la partenza effettiva, l'arrivo e le caratteristiche speciali. Le domande ricorrenti saranno incluse nella descrizione del tour.

Prima che inizi, è chiaro quando verrà valutato il progetto pilota e quali criteri si applicano per l'espansione. La decisione si basa sui processi osservati anziché sull'impressione di un singolo viaggio riuscito.

Preparare il passaggio al funzionamento normale

Dopo un progetto pilota di successo, ulteriori tour verranno gestiti passo dopo passo. Per ogni connessione c'è una data di inizio, una descrizione del lavoro attuale e persone di contatto nominate.

Un percorso di escalation è particolarmente importante: chi sarà informato se il ritiro è a rischio? Chi può ordinare un viaggio sostitutivo? Chi avvisa il destinatario? Queste decisioni non dovrebbero essere negoziate in caso di interruzione.

Le capacità di riserva proprie dovrebbero essere adeguate solo una volta che la nuova soluzione sarà stata sufficientemente testata e l'ulteriore utilizzo delle risorse sarà stato chiarito.

Valuta regolarmente la qualità

Per iniziare sono sufficienti alcuni dati chiave significativi: rispetto delle finestre di consegna, consegne completamente documentate, deviazioni e ulteriore sforzo di coordinamento. Definire come vengono misurati questi valori. Un ritardo dovuto alla ritardata consegna della merce richiede un miglioramento diverso rispetto a un errore nella pianificazione del percorso.

Il contributo esistente DAGO a Outsourcing dei trasporti per le PMIorientamento supplementare. L'implementazione inizia quindi con un profilo prestazionale specifico.

Vuoi affidare i trasporti regolari a un partner esterno? Presenta i tuoi tour, quantità e requisiti al DAGO Express e richiedi una soluzione di trasporto adeguata.

Informati subito sui requisiti di trasporto