Confier ses transports à des sous-traitants : réussir la transition

La décision est prise : à l'avenir, un partenaire extérieur prendra en charge une partie du transport. Maintenant, le vrai travail commence. Car avec la seule attribution de la commande, ni les connaissances des conducteurs précédents ni les processus bien établis ne sont automatiquement transférés au nouveau prestataire de services.

Si vous souhaitez confier votre logistique à des sous-traitants, vous avez besoin d'un processus de transfert clair. Cet article se concentre sur le secteur des transports : depuis l'inventaire initial en passant par un itinéraire pilote jusqu'au contrôle qualité continu.

Déterminez d'abord quelles tâches seront confiées

Le terme sous-traitant est utilisé différemment dans la vie de tous les jours. Une entreprise peut engager directement un prestataire de transport ; Celui-ci peut à son tour faire appel à d'autres sociétés pour procéder à l'exécution. Pour votre planification, le plus important est de savoir qui est votre partenaire contractuel, qui effectue les voyages et qui décide en cas d'écarts.

Décrivez la portée des services aussi précisément que possible. Le partenaire doit-il simplement conduire ou également coordonner les rendez-vous avec les destinataires ? Qui crée les ordres de transport ? Qui vérifie l’état de préparation à l’expédition ? Qui gère les requêtes après la livraison ?

Une répartition claire des tâches évite que des activités soient laissées de côté après le changement entre l'entrepôt, la planification et le prestataire de services.

Documenter le processus réel

Commencez par une sélection représentative de vos voyages précédents. Outre l'itinéraire et la quantité, des informations qui ne sont actuellement connues que par certains employés sont particulièrement importantes : différentes acceptations des marchandises, restrictions d'accès, personnes de contact ou retours supplémentaires du client.

Créez une brève description de travail pour chaque tournée. Enregistrez séparément le processus régulier et les exceptions connues. Un nouveau conducteur doit être capable de savoir à quel point de chargement se rendre et qui contacter en cas de problème.

En même temps, vérifiez de quels services vous avez encore besoin en interne. Même dans le cas d'un transport externalisé, par exemple, la mise à disposition des marchandises et la coordination avec le prestataire restent partie intégrante de votre processus opérationnel.

Vérifiez les offres en fonction d'un profil de performances uniforme

Une comparaison ne fonctionne que si tous les partenaires demandés reçoivent les mêmes exigences. Cela inclut la fréquence, le profil d'expédition, le créneau horaire, les conditions de chargement et les services supplémentaires attendus.

Clarifiez en particulier :

• Comment les modifications, les annulations et les voyages supplémentaires sont-ils gérés ?
• Quels délais d'attente sont pris en compte ?
• Comment les livraisons et les écarts sont-ils documentés ?
• Quelle solution de remplacement est proposée en cas de panne du véhicule ou du conducteur ?
• Comment le recours à d'autres sociétés d'exécution est-il réglementé ?
• Quels documents de preuve et d'assurance correspondent à la commande ?

Ces points doivent être discutés avec le partenaire contractuel avant le début. D'un point de vue économique, vous devez comparer l'étendue proposée avec l'ensemble de vos dépenses à ce jour, y compris le travail interne restant et les coûts de conversion ponctuels.

Commencez avec un itinéraire pilote gérable

Une phase pilote indique clairement si la collaboration prévue fonctionne dans la vie de tous les jours. Choisissez un itinéraire qui reflète les exigences typiques et dont le transfert peut être facilement accompagné.

Exemple de procédure : Un grossiste confie dans un premier temps l'approvisionnement à une succursale. Pendant le projet pilote, l'entrepôt et les partenaires de transport documentent l'état de préparation à l'enlèvement, le départ, l'arrivée réels et les caractéristiques particulières. Les questions récurrentes seront incluses dans la description de la visite.

Avant de commencer, il est clair quand le projet pilote sera évalué et quels critères s'appliquent pour l'expansion. La décision est basée sur des processus observés plutôt que sur l'impression d'un seul voyage réussi.

Préparer le passage au fonctionnement normal

Après un projet pilote réussi, d'autres tournées seront reprises étape par étape. Pour chaque connexion, il y a une date de début, une description de travail actuelle et des personnes de contact nommées.

Une procédure de remontée d'informations est particulièrement importante : qui sera informé si la collecte est menacée ? Qui peut commander un voyage de remplacement ? Qui informe le destinataire ? Ces décisions ne devraient pas avoir à être négociées en cas de perturbation.

Les capacités de réserve propres ne devraient être ajustées qu'une fois que la nouvelle solution aura été suffisamment testée et que l'utilisation ultérieure des ressources aura été clarifiée.

Évaluer régulièrement la qualité

Quelques chiffres clés significatifs suffisent pour vous lancer : respect des délais de livraison, livraisons entièrement documentées, écarts et efforts de coordination supplémentaires. Définissez comment ces valeurs sont mesurées. Un retard dû à une livraison tardive de marchandises nécessite une amélioration différente d'une erreur dans la planification de l'itinéraire.

La contribution existante DAGO à Externalisation des transports pour les PME orientation supplémentaire. La mise en œuvre commence ensuite par un profil de performances spécifique.

Vous souhaitez confier les transports réguliers à un partenaire externe ? Présentez vos circuits, quantités et besoins au DAGO Express et demandez une solution de transport adaptée.

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