Przekazanie transportu podwykonawcom: jak zaplanować zmianę

Decyzja została podjęta: w przyszłości część transportu przejmie partner zewnętrzny. Teraz zaczyna się prawdziwa praca. Ponieważ samo wydanie zamówienia ani wiedza o dotychczasowych sterownikach, ani ugruntowanych procesach nie przechodzi automatycznie na nowego usługodawcę.

Jeśli chcesz zlecić logistykę podwykonawcom, potrzebujesz jasnego procesu przekazania. W artykule skupiono się na sektorze transportu: od wstępnej inwentaryzacji, poprzez trasę pilotażową, po bieżącą kontrolę jakości.

Najpierw określ, które zadania zostaną przekazane

Termin podwykonawca jest używany w życiu codziennym w różny sposób. Firma może bezpośrednio zatrudnić dostawcę usług transportowych; Ten z kolei może skorzystać z usług innych firm w celu przeprowadzenia egzekucji. Dla Twojego planowania najważniejsze jest to, kim jest Twój kontrahent, kto realizuje wycieczki i kto decyduje w przypadku odstępstw.

Opisz możliwie szczegółowo zakres usług. Czy partner powinien po prostu prowadzić samochód, czy też koordynować spotkania z biorcami? Kto tworzy zlecenia transportowe? Kto sprawdza gotowość do wysyłki? Kto zajmuje się zapytaniami po dostawie?

Jasny podział zadań zapobiega pozostawieniu działań w tyle po zmianie magazynu, harmonogramu i dostawcy usług.

Udokumentuj rzeczywisty proces

Zacznij od reprezentatywnego wyboru swoich poprzednich podróży. Oprócz trasy i ilości, szczególnie ważne są informacje, które obecnie są znane tylko poszczególnym pracownikom: inny odbiór towaru, ograniczenia dostępu, osoby kontaktowe czy dodatkowe zwroty od klienta.

Utwórz krótki opis pracy dla każdej wycieczki. Zapisz oddzielnie zwykły proces i znane wyjątki. Nowy kierowca powinien wiedzieć, do którego punktu załadunku się udać i z kim się skontaktować w przypadku problemów.

Jednocześnie sprawdź, jakich usług wewnętrznie potrzebujesz jeszcze. Na przykład nawet w przypadku transportu zleconego na zewnątrz dostarczenie towaru i koordynacja z usługodawcą pozostają częścią procesu operacyjnego.

Sprawdź oferty w oparciu o jednolity profil wydajności

Porównanie działa tylko wtedy, gdy wszyscy żądani partnerzy mają takie same wymagania. Obejmuje to częstotliwość, profil wysyłki, przedział czasowy, warunki załadunku i oczekiwane usługi dodatkowe.

W szczególności wyjaśnij:

• Jak obsługiwane są zmiany, odwołania i dodatkowe podróże?
• Jakie czasy oczekiwania są brane pod uwagę?
• W jaki sposób dokumentowane są dostawy i odchylenia?
• Jakie rozwiązanie zastępcze jest zapewniane w przypadku awarii pojazdu lub kierowcy?
• Jak regulowane jest korzystanie z innych firm wykonawczych?
• Jakie dowody i dokumenty ubezpieczeniowe odpowiadają zamówieniu?

Te punkty należy omówić z partnerem umownym przed rozpoczęciem. Ekonomicznie rzecz biorąc, powinieneś porównać oferowany zakres z pełnymi dotychczasowymi wydatkami, w tym pozostałymi pracami wewnętrznymi i jednorazowymi kosztami przekształcenia.

Zacznij od łatwej w zarządzaniu trasy pilotażowej

Faza pilotażowa pozwala wyjaśnić, czy planowana współpraca sprawdza się w życiu codziennym. Wybierz trasę, która odzwierciedla typowe wymagania i której przekazanie może łatwo towarzyszyć.

Przykładowa procedura: Hurtownik początkowo przekazuje dostawę oddziałowi. Podczas pilotażu partnerzy magazynowi i transportowi dokumentują gotowość do odbioru, faktyczny wyjazd, przyjazd i cechy specjalne. Powtarzające się pytania zostaną uwzględnione w opisie wycieczki.

Przed rozpoczęciem wiadomo, kiedy pilotaż zostanie poddany ocenie i jakie kryteria obowiązują przy rozszerzeniu. Decyzja opiera się na zaobserwowanych procesach, a nie na wrażeniu pojedynczej udanej podróży.

Przygotuj przejście do normalnej pracy

Po pomyślnym zakończeniu pilotażu dalsze wycieczki będą realizowane krok po kroku. Dla każdego połączenia podana jest data rozpoczęcia, aktualny opis pracy i nazwiska osób kontaktowych.

Ścieżka eskalacji jest szczególnie ważna: kto zostanie poinformowany, jeśli odbiór będzie zagrożony? Kto może zamówić podróż zastępczą? Kto powiadamia odbiorcę? Decyzje te nie powinny podlegać negocjacjom w przypadku zakłóceń.

Własne rezerwy mocy należy dostosować dopiero po wystarczającym przetestowaniu nowego rozwiązania i wyjaśnieniu dalszego wykorzystania zasobów.

Regularnie oceniaj jakość

Na początek wystarczy kilka znaczących kluczowych liczb: przestrzeganie terminów dostaw, w pełni udokumentowane dostawy, odstępstwa i dodatkowy wysiłek koordynacyjny. Określ sposób pomiaru tych wartości. Opóźnienie spowodowane opóźnioną dostawą towaru wymaga innego ulepszenia niż błąd w planowaniu trasy.

Istniejący wkład DAGO w Outsourcing transportowy dla MŚP orientacja dodatkowa. Następnie wdrożenie rozpoczyna się od określonego profilu wydajności.

Chcesz zlecić regularne transporty partnerowi zewnętrznemu? Przedstaw swoje wycieczki, ilości i wymagania DAGO Express i poproś o odpowiednie rozwiązanie transportowe.

Zapytaj teraz o wymagania dotyczące transportu