Převod přepravy na subdodavatele: jak zvládnout předání

Rozhodnutí padlo: v budoucnu část přepravy převezme externí partner. Nyní začíná skutečná práce. Protože samotným zadáním objednávky se na nového poskytovatele služeb automaticky nepřenesou ani znalosti předchozích řidičů, ani zaběhlé procesy.

Pokud chcete přesunout logistiku na subdodavatele, potřebujete jasný proces předání. Tento článek se zaměřuje na sektor dopravy: od počáteční inventury přes pilotní cestu až po průběžnou kontrolu kvality.

Nejprve určete, které úkoly budou předány

Pojem subdodavatel se v běžném životě používá jinak. Společnost si může najmout poskytovatele přepravních služeb přímo; To zase může využít jiné společnosti k provedení exekuce. Pro vaše plánování je nejdůležitější, kdo je vaším smluvním partnerem, kdo provádí cesty a kdo rozhoduje v případě odchylek.

Popište co nejkonkrétněji rozsah služeb. Měl by partner pouze řídit nebo také koordinovat schůzky s příjemci? Kdo vytváří přepravní objednávky? Kdo kontroluje připravenost k odeslání? Kdo zpracovává dotazy po doručení?

Jasné rozdělení úkolů zabraňuje tomu, aby činnosti po přechodu mezi skladem, plánováním a poskytovatelem služeb zůstaly pozadu.

Zdokumentujte skutečný proces

Začněte reprezentativním výběrem svých předchozích cest. Kromě trasy a množství jsou důležité zejména informace, které v současnosti znají pouze jednotliví zaměstnanci: rozdílné přijímání zboží, omezení přístupu, kontaktní osoby nebo dodatečné vracení zboží od zákazníka.

Vytvořte pro každou prohlídku krátký popis práce. Samostatně zaznamenejte pravidelný proces a známé výjimky. Nový řidič by měl být schopen říci, na které místo načítání má přejít a na koho se obrátit v případě problémů.

Zároveň zkontrolujte, které služby interně stále potřebujete. I při outsourcované přepravě například zůstává poskytování zboží a koordinace s poskytovatelem služeb součástí vašeho provozního procesu.

Zkontrolujte nabídky na základě jednotného profilu výkonu

Porovnání funguje pouze v případě, že všichni vyžádaní partneři obdrží stejné požadavky. To zahrnuje frekvenci, profil zásilky, časový úsek, podmínky nakládky a očekávané další služby.

Zejména upřesněte:

• Jak se řeší změny, zrušení a další cesty?
• Jaké čekací doby se berou v úvahu?
• Jak se dokumentují dodávky a odchylky?
• Jaké náhradní řešení je k dispozici v případě selhání vozidla nebo řidiče?
• Jak je regulováno používání jiných prováděcích společností?
• Které doklady a dokumenty o pojištění odpovídají objednávce?

Tyto body je třeba před zahájením projednat se smluvním partnerem. Ekonomicky byste měli porovnat nabízený rozsah s vašimi úplnými dosavadními výdaji, včetně zbývajících interních prací a jednorázových nákladů na konverzi.

Začněte se zvládnutelnou pilotní trasou

Pilotní fáze objasňuje, zda plánovaná spolupráce funguje v každodenním životě. Vyberte trasu, která odráží typické požadavky a jejíž předání lze snadno doprovázet.

Příklad postupu: Velkoobchodník nejprve předá dodávku pobočce. Během pilotního projektu sklad a přepravní partneři dokumentují připravenost k vyzvednutí, skutečný odjezd, příchod a speciální funkce. Opakující se otázky budou uvedeny v popisu prohlídky.

Než začne, je jasné, kdy bude pilot hodnocen a jaká kritéria platí pro rozšíření. Rozhodnutí je založeno na pozorovaných procesech namísto dojmu z jediného úspěšného výletu.

Připravte přepínač na běžný provoz

Po úspěšném pilotu budou další prohlídky postupně přebírány. U každého připojení je datum zahájení, aktuální popis práce a jmenované kontaktní osoby.

Cesta eskalace je obzvláště důležitá: Kdo bude informován, pokud je shromažďování ohroženo? Kdo si může objednat náhradní zájezd? Kdo informuje příjemce? Tato rozhodnutí by neměla být v případě narušení vyjednávána.

Vlastní rezervní kapacity by měly být upraveny až poté, co bude nové řešení dostatečně otestováno a bude vyjasněno další využití zdrojů.

Pravidelně vyhodnocujte kvalitu

Pro začátek vám postačí několik smysluplných klíčových údajů: dodržení dodacích lhůt, plně zdokumentované dodávky, odchylky a další úsilí o koordinaci. Definujte, jak se tyto hodnoty měří. Zpoždění kvůli pozdnímu dodání zboží vyžaduje jiné vylepšení než chyba v plánování trasy.

Stávající příspěvek DAGO pro Externí zajišťování dopravy pro malé a střední podniky doplňková orientace. Implementace pak začíná konkrétním profilem výkonu.

Chcete předat pravidelné přepravy externímu partnerovi? Předložte své prohlídky, množství a požadavky na číslo DAGO Express a požádejte o vhodné dopravní řešení.

Zeptejte se na požadavky na přepravu již nyní