Die Berechnung von Fahrtkosten als Frachtführer gehört zu den zentralen Aufgaben im täglichen Transportgeschäft. Nur wer fixe und variable Kosten exakt kennt, kann wettbewerbsfähige Frachtpreise kalkulieren und gleichzeitig wirtschaftlich arbeiten. Kraftstoff, Maut, Fahrerlohn und Fahrzeugkosten spielen dabei ebenso eine Rolle wie Auslastung, Leerfahrten und gesetzliche Vorgaben wie § 420 HGB. Der folgende Leitfaden erklärt verständlich, welche Faktoren in die Berechnung einfließen, wie Selbstkosten ermittelt werden und wie eine typische Frachtrechnung aufgebaut ist.
Frachtführer berechnen Fahrtkosten, indem sie fixe und variable Kosten wie Kraftstoff, Maut, Fahrerlohn, Fahrzeugabschreibung und Gemeinkosten zu den gefahrenen Kilometern ins Verhältnis setzen. Daraus entstehen Selbstkosten, auf die ein Gewinnaufschlag von etwa 20–30 Prozent folgt, um den endgültigen Frachtpreis zu bestimmen.
Kraftstoff, Maut, Fahrerlohn, Abschreibung und weitere betriebliche Positionen bestimmen maßgeblich die Fahrtkosten eines Frachtführers. Kraftstoffkosten ergeben sich aus Verbrauch und aktuellem Preis pro Liter, wodurch sich je nach Fahrzeugtyp deutliche Unterschiede ergeben. Mautgebühren fallen ab 7,5 Tonnen Gesamtgewicht an und gelten für viele Autobahnen und Bundesstraßen.
Fahrerlohn und Tagegeld orientieren sich an Arbeitszeit und tariflichen Vorgaben. Hinzu kommen Reparaturen, Versicherung und Be- und Entladegebühren. Auch Volumengewicht bei Teilladungen kann den Preis beeinflussen. Eine hohe Auslastung reduziert die Kosten pro transportierter Einheit deutlich.
Die grundlegende Formel kombiniert Zeitkosten, Kilometerkosten und Gemeinkosten. Dabei werden Fahrzeug- und Lohnkosten pro Stunde sowie pro zurückgelegtem Kilometer berücksichtigt. Anschließend kommen Zuschläge wie Maut, Dieselzuschläge oder Wartezeiten hinzu. Die Formel lautet:
Selbstkosten = (Fahrzeugkosten/h × Zeit) + (Fahrzeugkosten/km × km) + (Lohn/h × Zeit) + Gemeinkosten/km × km + Zuschläge.
Für nationale Transporte wird häufig zusätzlich ein Standardtarif verwendet:
Kosten = Grundtarif + (kg × €/kg) + (km × €/km).
Damit entsteht eine solide Basis, um für jede Tour einen fairen und wirtschaftlichen Preis festzulegen.
Auch typische Durchschnittswerte helfen bei der Orientierung. Die folgende Tabelle zeigt die ungefähre Kostenstruktur einer 500-km-Transportstrecke mit einem 40-Tonner:
| Kostenart | Beispiel pro 500 km (40t LKW) |
|---|---|
| Kraftstoff | 300 € |
| Maut | 100–200 € |
| Fahrerlohn | 250 € |
| Gesamt (ca.) | 800–1.200 € |
Solche Werte dienen als Orientierung, ersetzen jedoch keine individuelle Berechnung.
Eine Frachtrechnung enthält stets Gewicht, Volumen, Distanz und Zuschläge. § 420 HGB definiert, dass die Frachtzahlung bei Ablieferung fällig wird und Aufwendungen ersetzt werden müssen. Im Beispiel besteht die Ladung aus vier Europaletten zu je 340 kg und drei Industriepaletten zu je 220 kg. Das ergibt ein frachtpflichtiges Gewicht von 2.020 Kilogramm. Bei einem Satz von 8 Euro pro 100 Kilogramm ergibt sich:
(2.020 kg / 100) × 8 € = 161,60 €.
Zuschläge wie Maut, Diesel oder Volumengewicht können diesen Wert erhöhen. Am Ende wird die gesetzliche Mehrwertsteuer ergänzt.
Um Fehler zu vermeiden, sollten Frachtführer jede Position einzeln prüfen. Das frachtpflichtige Gewicht entsteht aus den realen Gewichten oder – falls höher – aus dem Volumengewicht. Der Frachtsatz wird je nach Tarifmodell pro 100 Kilogramm, pro Palette oder pro Kilometer festgelegt. Zuschläge umfassen Maut, Dieselzuschläge, Tunnel- und Fährkosten sowie Be- und Entladung.
Die Gesamtsumme ergibt sich aus Frachtlohn plus Mehrwertsteuer. Dokumente wie der CMR-Frachtbrief oder der Lieferschein dienen als rechtlicher Nachweis. Eine klare Struktur erleichtert spätere Nachkalkulationen.
Fixkosten und variable Kosten fließen in jeden Kalkulationstag ein. Fixkosten können bei etwa 650 Euro pro Tag liegen und umfassen Abschreibung, Versicherung und Verwaltung. Variable Kosten entstehen durch Dieselverbrauch oder Maut. Bei 600 Kilometern und 0,40 Euro pro Kilometer ergeben sich 240 Euro variable Kosten.
Für eine Gesamtladeleistung von 10.000 Kilogramm beträgt der fixkostenbasierte Anteil 6,50 Euro pro 100 Kilogramm, der variable Anteil 2,40 Euro pro 100 Kilogramm. So entsteht ein realistischer kalkulierter Kilopreis für Angebote im Sammel- oder Teilladungsverkehr.
Die folgende Tabelle zeigt eine typische Kostenaufstellung:
| Position | Beschreibung | Betrag (€) |
|---|---|---|
| Frachtlohn | 2.020 kg à 8 €/100 kg | 161,60 |
| Kraftstoffzuschlag | 500 km à 0,40 €/km | 200,00 |
| Maut | Hin-/Rückfahrt | 150,00 |
| Zwischensumme | 511,60 | |
| MwSt. 19% | 97,20 | |
| Gesamt | 608,80 |
Solche Muster erleichtern die Erstellung eigener Angebote und zeigen Transparenz gegenüber Kunden.
Die korrekte Berechnung von Fahrtkosten ist für Frachtführer essenziell, um zuverlässig und rentabel zu arbeiten. Wer alle Kostenfaktoren kennt, Auslastung optimiert und Zuschläge richtig kalkuliert, erzielt stabile Margen und bleibt wettbewerbsfähig. Besonders hilfreich sind Excel-Tools und digitale Frachtrechner, die jede Tour präzise abbilden. So lassen sich transparente Preise erstellen, die sowohl Kunden überzeugen als auch die eigene Wirtschaftlichkeit sichern.
