Die Abrechnung der Arbeitszeit für LKW-Fahrer ist eine der größten administrativen Herausforderungen für Frachtführer. Zwischen gesetzlichen Vorgaben, Mobilitätspaket und Steuerrecht müssen zahlreiche Faktoren beachtet werden. Eine fehlerfreie Zeiterfassung ist nicht nur Pflicht, sondern entscheidend für korrekte Löhne, Planung und Rechtssicherheit. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Arbeitszeit von LKW-Fahrern von A bis Z korrekt abrechnen und welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten.
Die Arbeitszeit für LKW-Fahrer wird auf Basis der Tachographendaten und gesetzlicher Vorschriften erfasst. Dabei zählen nicht nur Lenkzeiten, sondern auch Be- und Entladung, Wartezeiten, Kontrollaufgaben und administrative Tätigkeiten. Ruhezeiten und Pausen werden nicht als Arbeitszeit gewertet.
Die korrekte Abrechnung beginnt mit einer lückenlosen Erfassung aller Tätigkeiten. Jeder LKW mit einem zulässigen Gesamtgewicht über 3,5 Tonnen muss über einen Tachographen verfügen. Dieses Gerät dokumentiert Lenk- und Ruhezeiten automatisch. Ergänzend müssen Frachtführer Stundenzettel oder digitale Zeiterfassungen führen, die zusätzliche Aufgaben abbilden. Dazu gehören Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Bereitschaftszeiten und Abwesenheiten.
Nur so lässt sich die tatsächliche Arbeitszeit korrekt ermitteln. Besonders wichtig ist die Erfassung der Nachtarbeit zwischen 21:00 und 7:00 Uhr, da hierfür Zuschläge fällig werden können. Ebenso müssen Überstunden genau dokumentiert werden, denn sie unterliegen gesetzlichen Höchstgrenzen. In einem viermonatigen Abrechnungszeitraum darf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit 48 Stunden nicht überschreiten.
Beispieltabelle für die Arbeitszeiterfassung:
| Erfasste Komponente | Beschreibung | Hinweis |
|---|---|---|
| Arbeitsbeginn / -ende | Start und Ende der Schicht | Grundlage für Tagesarbeitszeit |
| Nachtstunden | 21:00 – 07:00 Uhr | Zuschlagspflichtig |
| Überstunden | > 40 Std. pro Woche | Durchschnitt max. 48 Std. |
| Ruhezeiten | Gemäß ArbZG | Keine Arbeitszeit |
| Abwesenheiten | Krankheit, Urlaub etc. | Begründung erforderlich |
Viele Frachtführer verwechseln Arbeitszeit mit Lenkzeit. Tatsächlich ist der Begriff deutlich weiter gefasst. Nach § 21a Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zählt jede Zeitspanne zwischen Arbeitsbeginn und -ende zur Arbeitszeit, sofern keine Ruhepausen eingelegt werden. Dazu gehören Be- und Entladevorgänge, das Überwachen der Ladungssicherung sowie administrative Tätigkeiten. Auch Wartezeiten, in denen der Fahrer einsatzbereit ist, gelten als Arbeitszeit.
Reinigungs- und Wartungsarbeiten am Fahrzeug sind ebenfalls einzurechnen. Nicht erfasst werden hingegen Ruhezeiten und Pausen. Diese Unterscheidung ist essenziell, da sie direkten Einfluss auf Lohnabrechnung und Einhaltung der Höchstarbeitszeiten hat. Frachtführer sollten daher Schulungen zur Zeiterfassung anbieten und regelmäßige Kontrollen der Tachographdaten durchführen.
Im Mai 2022 traten wichtige Änderungen im Rahmen des europäischen Mobilitätspakets in Kraft. Diese betreffen insbesondere die Einstufung internationaler Fahrten. Fahrten im grenzüberschreitenden Verkehr gelten seitdem nicht mehr als Dienstreisen. Damit entfällt auch der steuerfreie Reisekostenzuschuss, der früher gängig war. Diese Regelung betrifft vor allem internationale Transporteure, während im nationalen Verkehr weiterhin Dienstreisezuschüsse möglich sind.
Frachtführer müssen nun für internationale Fahrten eine reguläre Lohnabrechnung unter Berücksichtigung der tatsächlichen Arbeitszeit erstellen. Hinzu kommt die Pflicht, alle Arbeitszeiten digital zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist für die Rechtssicherheit des Unternehmens entscheidend und schützt vor finanziellen Sanktionen.
Fehler bei der Arbeitszeiterfassung sind häufig und können teuer werden. Besonders oft werden Nachtarbeitsstunden nicht korrekt berücksichtigt oder Überstunden falsch berechnet. Auch das Fehlen von Einträgen zu freien Tagen oder verspätet eingereichte Unterlagen sind gängige Probleme. Diese Versäumnisse führen bei Prüfungen zu Bußgeldern und Nachforderungen.
Frachtführer sollten deshalb auf automatisierte Systeme setzen, die Daten aus Tachographen, GPS und Tourenplanung verknüpfen. Regelmäßige interne Audits helfen, fehlerhafte Aufzeichnungen frühzeitig zu erkennen. Wichtig ist auch, Fahrer in die Dokumentationspflicht einzubeziehen. Sie müssen ihre Arbeitszeiten gewissenhaft prüfen und Unstimmigkeiten sofort melden. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Disposition, Buchhaltung und Fahrpersonal verhindert Missverständnisse.
Nicht jeder Frachtführer verfügt über das nötige Fachwissen, um die komplexe Abrechnung selbst durchzuführen. In solchen Fällen ist Outsourcing eine effiziente Lösung. Externe Dienstleister oder spezialisierte Abrechnungsbüros übernehmen die Auswertung der Tachographendaten, die Berechnung von Zuschlägen und die Erstellung gesetzeskonformer Lohnabrechnungen.
Moderne Softwarelösungen bieten zusätzliche Unterstützung, indem sie Arbeitszeiten automatisch erfassen, Nachtzuschläge kalkulieren und Warnmeldungen bei Regelverstößen ausgeben. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen stets erfüllt werden. Gerade kleine und mittlere Transportunternehmen profitieren von dieser Entlastung, da sie sich so stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Die Abrechnung der Arbeitszeit ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Wettbewerbsfaktor. Eine transparente und faire Zeiterfassung stärkt das Vertrauen der Fahrer und reduziert Fluktuation. Zudem lassen sich durch korrekte Abrechnungen Kosten besser planen und Nachzahlungen vermeiden. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, profitieren von höherer Effizienz und geringerer Fehlerquote.
Gleichzeitig verbessern sie ihre Compliance im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz und das Mobilitätspaket. Im Falle von Kontrollen durch Behörden sind sie so stets auf der sicheren Seite. Frachtführer sollten daher in Systeme investieren, die Arbeitszeitdaten automatisch erfassen und auswerten. So schaffen sie die Grundlage für wirtschaftliche Stabilität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Fazit
Die Abrechnung der Arbeitszeit für LKW-Fahrer erfordert Präzision, Fachkenntnis und aktuelle Informationen über Gesetzesänderungen. Wer Tachographendaten, Nachtarbeit und Überstunden korrekt dokumentiert, vermeidet Bußgelder und stärkt das Vertrauen seiner Fahrer. Mit digitaler Unterstützung und klaren Prozessen wird die Zeiterfassung zur sicheren Basis für ein effizient geführtes Transportunternehmen.
