LKW-Fahrer sind ein unverzichtbarer Teil der Logistikbranche. Sie sorgen dafür, dass Waren zuverlässig national und international ankommen. Dabei entstehen unterwegs berufsbedingte Ausgaben, die sogenannten Spesen. Diese Kosten gehen Fahrer meist in Vorleistung. Umso wichtiger ist es, genau zu wissen, welche Spesen erstattungsfähig sind, wie Pauschalen berechnet werden und welche rechtlichen Regeln gelten. Dieser Ratgeber erklärt alle relevanten Spesen für LKW-Fahrer verständlich, praxisnah und vollständig.
LKW-Fahrer können Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten sowie weitere beruflich bedingte Ausgaben wie Parkgebühren, Mautkosten und Toilettengebühren abrechnen, sofern diese nachgewiesen werden.
Auch LKW-Fahrer müssen sich während ihrer Touren verpflegen. Dafür sieht der Gesetzgeber feste Pauschalen vor. Diese sollen den zusätzlichen Aufwand ausgleichen, der durch Abwesenheit von der eigenen Wohnung entsteht. Die Höhe richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit. Innerhalb Deutschlands gelten feste Beträge. Bei Auslandstouren variieren die Pauschalen je nach Land. Wichtig ist, dass keine Einzelbelege für Mahlzeiten nötig sind. Die Pauschale deckt alle Verpflegungskosten ab. Voraussetzung ist eine beruflich bedingte Abwesenheit. Private Fahrten sind ausgeschlossen.
Verpflegungspauschalen Deutschland (Stand 2024):
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden (voller Tag) | 28 € |
Beispielrechnung:
Ein Fahrer ist von Montag 6:00 Uhr bis Mittwoch 18:00 Uhr unterwegs.
Zwei volle Tage und zusätzlich 12 Stunden ergeben:
2 × 28 € = 56 €
1 × 14 € = 14 €
Gesamt: 70 € Verpflegungspauschale
Bei längeren Strecken sind Übernachtungen unvermeidlich. Gesetzliche Lenk- und Ruhezeiten schreiben Pausen zwingend vor. Übernachtet ein Fahrer im eigenen LKW, kann er eine Übernachtungspauschale ansetzen. Diese beträgt in der Regel acht Euro pro Nacht. In der Praxis ist das jedoch oft schwierig. Rastplätze sind überfüllt und sichere Stellplätze knapp. Manche Fahrer geraten dadurch unter Zeitdruck. Das Parken auf Standstreifen ist gefährlich und verboten.
Alternativ können Hotelübernachtungen abgerechnet werden. Dafür sind Rechnungen zwingend erforderlich. Die Belege müssen vollständig sein. Name, Datum und Betrag müssen klar erkennbar sein. Viele Speditionen geben Höchstbeträge vor. Eine vorherige Abstimmung mit dem Arbeitgeber verhindert spätere Probleme.
Neben Essen und Schlafen fallen weitere Kosten an. Diese sind ebenfalls erstattungsfähig, wenn sie beruflich notwendig sind. Dazu zählen Parkgebühren auf Rastanlagen oder Betriebshöfen. Auch Mautkosten gehören dazu, sofern sie nicht direkt vom Arbeitgeber getragen werden. Toilettengebühren sind ein weiterer typischer Posten. Gerade bei langen Fahrten summieren sich diese Beträge.
Wichtig ist der Nachweis. Jeder Betrag muss belegt werden. Fahrer sollten Belege sorgfältig sammeln. Eine Mappe im LKW mit Klarsichtfolien hat sich bewährt. So bleiben Belege sauber und sortiert. Ordnung spart später Zeit bei der Abrechnung.
Spesen lassen sich klassisch oder digital verwalten. Viele Fahrer nutzen weiterhin Papierbelege. Andere setzen auf Apps. Digitale Lösungen erleichtern das Erfassen. Belege können fotografiert und direkt gespeichert werden. Beliebte Tools sind zum Beispiel Expensify oder Zoho Expense. Diese Apps helfen bei Struktur und Übersicht.
Unabhängig von der Methode gilt: Fristen sind einzuhalten. Speditionen setzen klare Abgabetermine. Wer zu spät einreicht, riskiert den Verlust der Erstattung. Deshalb sollten Spesen zeitnah nach jeder Tour abgerechnet werden.
Eine Spesenabrechnung muss übersichtlich sein. Zuerst werden alle Belege gesammelt. Danach werden die Posten in einer Tabelle aufgelistet. Die Gesamtsumme wird berechnet. Anschließend erfolgt die Einreichung beim Arbeitgeber. Viele Speditionen stellen eigene Formulare bereit. Die Auszahlung erfolgt meist mit dem Monatsgehalt.
Beispiel einer Spesenabrechnung:
| Datum | Kategorie | Betrag | Belegnummer |
|---|---|---|---|
| 05.09.2025 | Verpflegungspauschale | 28 € | 1 |
| 05.09.2025 | Parkgebühren | 5 € | 2 |
| 05.09.2025 | Übernachtung im LKW | 8 € | 3 |
| 05.09.2025 | Toilettengebühr | 0,70 € | 4 |
Diese Struktur erleichtert der Buchhaltung die Prüfung. Gleichzeitig beschleunigt sie die Rückerstattung.
Spesen sind steuerlich geregelt. Grundlage ist das Einkommensteuergesetz. Besonders relevant ist § 9 EStG. Dort werden Werbungskosten definiert. Dazu zählen alle beruflich veranlassten Ausgaben. Spesen fallen eindeutig darunter.
Zusätzlich gelten arbeitsrechtliche Regelungen. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Manche Arbeitgeber zahlen höhere Pauschalen. Andere setzen Grenzen. Fahrer sollten ihre internen Regelungen kennen. Bei Unsicherheit helfen Arbeitgeber oder Gewerkschaften weiter.
Spesen sind für LKW-Fahrer finanziell enorm wichtig. Sie gleichen die Kosten aus, die unterwegs zwangsläufig entstehen. Wer Pauschalen kennt, Belege sammelt und Fristen einhält, sichert sich sein Geld zuverlässig zurück. Eine gute Organisation spart Zeit und Nerven. Ob digital oder manuell spielt keine Rolle. Entscheidend ist die Sorgfalt. So bleiben Spesen kein Verlustgeschäft, sondern ein fairer Ausgleich für den Berufsalltag auf der Straße.
