Възлагане на транспортните услуги на външни изпълнители: Кога външната логистика е изгодна за МСП

Понеделник сутрин, 7:15 ч.:Шофьорът се обажда, че е болен, камионът е в сервиза с повреда – а обещаната доставка трябва да бъде при клиента до обяд. Особено в малки и средни предприятия, един човек или едно превозно средство може да се превърне в „бутилка“ за целия процес на доставка.

Транспортното аутсорсинг точно тук има своето приложение. Вместо постоянно да се поддържат превозни средства, шофьори и резервни мощности, компанията получава необходимата транспортна услуга изцяло или частично от специализиран логистичен партньор. Решаващо тогава вече не е на кого принадлежи превозното средство, а дали стоката ще достигне надеждно, прозрачно и в уговореното време до дестинацията си.

Накратко обяснено:Аутсорсинг на транспорт означава прехвърляне на оперативни транспортни задачи изцяло или частично на външен доставчик на услуги. За малки и средни предприятия това е особено интересно, когато търсенето варира, персоналът или превозните средства отсъстват, възникват сезонни върхове или доставките трябва да се извършват извън редовното работно време. Дали външното решение е по-икономично, показва сравнение на пълните вътрешни разходи – а не само цената на едно пътуване.

Какво означава да се прехвърли транспортна услуга на външен доставчик?

При аутсорсинг на транспорт външен логистичен партньор поема оперативното изпълнение и организация на определени пътувания. Това може да бъде едно спешно пратка, редовна дневна обиколка, връзка между два обекта или пълното изпълнение на определени транспортни области.

Обхватът може да бъде определен в съответствие с компанията. Възможни са например:

• краткосрочни заместителни пътувания при болест, отпуск или повреди на превозното средство,
• допълнителен капацитет по време на сезонни пикове,
• редовни обиколки до клиенти, филиали, складове или производствени обекти,
• вечерни, уикенд и празнични превози,
• директни и експресни пътувания за време-чувствителни изпращания,
• транспорт до нови региони или други европейски страни,
• специални пътувания с определени превозни средства или специални изисквания.

Важно е разграничението: изнасянето на транспортните услуги не е същото като изнасянето на чистото управление на автопарка. При аутсорсинг на управление на автопарка, превозните средства могат да останат в компанията, докато доставчик организира например поддръжка, управление на щети или фактуриране. При модела, описан тук, реалното предоставяне на транспортните услуги се извършва външно.

Също така контрактната логистика и изпълнението на поръчки са по-широко обхванати. Те могат да включват допълнителни задачи като складиране, комплектоване или дългосрочно интегрирани логистични процеси. Компания може от своя страна да получава транспортни услуги постепенно и без пълно изнасяне.

Защо изнасянето на транспортните услуги е особено интересно за малки и средни предприятия

Малките и средните предприятия често работят с малки екипи и малко превозни средства. Това е ефективно, докато всичко върви по план. В същото време често липсва резерв, за да се преодоляват лесно непредвидени прекъсвания.

Ако за важна обиколка е планиран само един шофьор, дори един болничен ден може да прекъсне веригата за доставки. Ако флотът се състои от два или три товарни автомобила, технически проблем има значително по-голямо значение, отколкото при голяма логистична компания. Когато се появят сезонни пикови поръчки, нови клиенти или нови зони за доставка, наличният капацитет бързо става недостатъчен.

Един външен транспортен партньор превръща тази твърда система в по-гъвкав модел. Фирмите могат да използват допълнителни шофьори, различни типове превозни средства и географски разпределени капацитети, без да се налага да изграждат и финансират всичко сами.

Основните предимства на аутсорсинга на транспорта

1. Възможност за доставка въпреки болести и отпуски

В малките екипи ежедневната доставка често зависи от отделни служители. Когато шофьорът отсъства, започва търсенето на вътрешен заместник. След това възможно е техник, търговец или складов работник да направи обиколката – и да липсва на друго място в компанията.

С външен партньор зад транспортната услуга стои не само един човек, а по-голяма мрежа от шофьори и превозни средства. Оперативното планиране на заместването е отговорност на доставчика на услугата. Фирмата подава своите нужди и контролира резултата, но не е необходимо сама да преразпределя персонала в кратък срок.

2. Осигуряване срещу повреди на превозни средства

Собственият транспортен автомобил причинява не само разходи за ремонт. Докато е в сервиза, липсва планираният транспортен капацитет. Без резервно превозно средство сроковете могат да се провалят и връзките с клиентите да се влошат.

Партньор по логистика в този случай може да осигури подходящ резервен автомобил. DAGO Express използва за това европейска мрежа с повече от 50 000 автомобила. Повреда във вътрешния автопарк не трябва автоматично да води до закъснение в доставката.

3. Променливи разходи вместо постоянно високи разходи за поддръжка

Собствените автомобили причиняват разходи, дори когато не се използват. Лизингът или финансирането, застраховката, данъците, обезценката и паркоместата продължават независимо от натовареността. Към това се добавят разходи за персонал, поддръжка и управление.

При аутсорсинга се заплаща обаче действително договорената услуга. Това може да намали дела на фиксираните разходи и да свърже разходите по-силно с реалната потребност. Особено интересно е това при неправилни маршрути, променливи обеми или превозни средства, които се държат само за рядко възникващи пикови ситуации.

Обаче няма обща гаранция за спестяване. При постоянно много висок и равномерен обем на използване собствен автопарк може да бъде икономически изгоден. Затова винаги трябва да се извършва пълно сравнение на разходите.

4. Гъвкав капацитет при сезонни пикове и големи поръчки

Коледни продажби, пускане на нов продукт, панаир, краткосрочна голяма поръчка или неочаквано високото търсене: собствен автопарк е планиран за определен нормален обем. Закупуването на допълнителни превозни средства и наемането на шофьори за редки върхови моменти обикновено не е бързо нито икономично.

Външно наетият допълнителен капацитет може да бъде временно ограничен. След пика не възникват постоянни излишъци на капацитет. Компанията може да приеме повече поръчки, без дългосрочно да натоварва разходната си структура.

5. Надеждност вечер, през уикенда и в празнични дни

Много клиенти и производствени процеси не се съобразяват с класическото работно време в офиса. Резервна част е необходима в събота, изложбените стоки трябва да пристигнат в неделя или доставката трябва да се извърши сутрин преди началото на работния ден.

За собствено решение ще са необходими готовност за дежурства, надбавки, правила за заместване и допълнителни превозни средства. С един специализиран куриерски услуги през уикендите и празниците могат да се покрият точно тези извънредни часове. DAGO Express организира по споразумение вземане и доставяне и извън редовното работно време.

6. По-бърза реакция при спешни случаи

При спиране на производството не е най-важен най-евтиният стандартен тариф, а времето до пристигането на липсващата част. Същото важи за забравени изложбени експонати, спешно необходими инструменти или пратки, които трябва да уловят свързващ полет.

Едно експресно из Shipmentкато директно пътуване избягва прехвърляния и ненужни междинни спирки. DAGO Express предлага за много експресни заявки вземане в рамките на 60 до 120 минути – в зависимост от мястото на вземане, нуждата от превозно средство и конкретната наличност.

7. Подходящото превозно средство за всяка поръчка

Едно МСП (малко или средно предприятие) едва ли може да поддържа всяка възможна категория превозно средство самостоятелно. В ежедневието може да е достатъчен един ван, докато за конкретна поръчка може да се наложи камион, подемна платформа или превозно средство с специално оборудване.

Чрез аутсорсинг изборът на превозно средство става според поръчката. Компанията използва необходимия тип превозно средство, без да носи постоянно разходите за закупуване и поддръжка. DAGO Express покрива транспорт от ван до камион и предлага също специални решения за определени изисквания.

8. По-малко разходи за диспозиция и администрация

Собственият автопарк трябва да се планира, поддържа, осигурява и документира. Шофьорите се нуждаят от графици за работа, заместници и контакти. В малките предприятия тази работа често се изпълнява допълнително от ръководството, отдела за покупки или администрацията.

Външен партньор обединява офертата, разпределението на превозните средства, координацията на шофьорите, съобщенията за статус и ескалацията. В DAGO Express могат да се отправят индивидуални запитвания лично. Редовните изпращачи могат да резервират, управляват и анализират транспортите чрез Shipper Hub. За по-големи обеми също е възможна API връзка с магазин, ERP, WMS или собствен софтуер.

9. Прозрачност въпреки външното изпълнение

Аутсорсингът не означава автоматично загуба на контрол. Проследяването, Live-ETA, проактивните съобщения за статус, доказателствата за доставка и определените пътища за ескалация правят представянето прозрачно. Вместо контрол само чрез притежаване на превозни средства, възниква контрол чрез данни и ясни процеси.

DAGO Express наблюдава превозите и информира за вземането и доставката. От бизнес гледна точка компанията също така отчита точност на доставките от 99,5 процента.

10. По-голяма концентрация върху основния бизнес

Управлението на превозни средства е конкурентно предимство само когато самата транспортна услуга е част от основната компетентност. За много производители, търговци, занаятчийски и сервизни компании производството, продажбите, монтажа или обслужването на клиенти са стратегически по-важни.

Който организира оперативни превози външно, може да съсредоточи капитал и време за управление повече върху тези задачи. В същото време могат да се тестват нови клиенти или региони, преди да се изгради собствена инфраструктура.

Честното сравнение на разходите: цената на пътуване не е достатъчна

Офертата на транспортен доставчик често се сравнява с гориво, време за шофиране и лизинговата вноска на собственото превозно средство. Това сравнение е недостатъчно. Решаващи са общите разходи за всяко продуктивно пътуване.

Тези разходи се отнасят до собствен автопарк

• Закупуване, лизинг или финансиране на превозните средства,
• загуба на стойност и обвързан капитал,
• заплати, социални разходи, надбавки и платени престои,
• Набиране на персонал, обучение, както и заместване по време на отпуски и болнични,
• Гориво, пътни такси и консумативи,
• Застраховки, данъци и предписани проверки,
• Поддръжка, гуми, ремонти и резервна мобилност,
• Паркоместа, оборудване, телематика и ИТ,
• Диспозиция, отчетност, документиране и време за управление,
• Празни курсове, време за изчакване и непродуктивни периоди на престой,
• възможни последващи разходи от закъсняли доставки или производствени престои.

Практична логика за изчисляване е:

Вътрешни разходи на продуктивно пътуване = всички годишни разходи за автопарк, персонал и администрация ÷ действително извършени продуктивни пътувания

Освен това трябва да се вземат предвид очакваните разходи за неизправности. За целта вероятността от неизправност се умножава с възможните икономически щети. Особено при критично спешни резервни части тази сума може значително да надвиши действителната транспортна цена.

И външното решение има разходи

При доставчика, в зависимост от модела, възникват цени на поръчка, километър, обиколка или период от време. Могат да се добавят допълнителни такси за уикенд, време на изчакване, краткосрочни резервации или специални превозни средства. Също така остава известен вътрешен разход за управление, контрол и управление на доставчици.

Сериозното сравнение взема предвид от двете страни същия обем на услуги, същите времеви прозорци и същите изисквания за качество. Особено важни са прозрачните правила за допълнителни такси, анулации, време на изчакване и резервирани капацитети.

Пълно аутсорсинг, частично аутсорсинг или хибриден модел?

За много средни предприятия хибридният модел е най-разумното решение за начало. Съществуващият флот покрива планируемите основни превози. DAGO Express се включва, когато шофьорите отсъстват, превозните средства са неизправни, пристигнат допълнителни поръчки или трябва да се доставя извън нормалното време.

Десет типични приложни случаи от средния бизнес

1. Единственият шофьор отсъства сутринта поради болест

Един търговец на едро е подготвил дневния маршрут за клиентите, но шофьорът не може да работи в кратък срок. Вместо да се пренасочват служители от склад или продажби, се организира външна еднодневна обиколка. Доставките остават валидни, без да се наема постоянно резервен шофьор.

2. Фирменият автомобил има техническа повреда

Стоката е комплектована, но микробусът не тръгва. Подходящ външен автомобил поема пратката. Срещата в сервиза и ремонтът остават вътрешен въпрос – доставката до клиентите продължава независимо от това.

3. През уикенда производственото съоръжение спира

Една резервна част се намира при доставчик, докато всяки час на престой носи разходи. Доставка в същия ден или през нощта директно води частта до завода без отклонения. Бизнес ползата не се състои само в бързината, а и в ограничаването на разходите за престой.

4. Обемът на поръчките се повишава сезонно

Търговецът се нуждае от значително повече капацитет преди Коледа или по време на кампания. Външните превозни средства покриват временната допълнителна нужда. След сезона не се натрупват постоянни разходи за неизползван допълнителен автопарк.

5. Монтажен екип чака материал

На строителна площадка липсва важно строително изделие. Няколко специалисти не могат да продължат работа. Директен превоз с определен час доставя материала на мястото на използване и предотвратява загубата на скъпоценно работно време или пропускане на срок за проекта.

6. Една компания прониква на нова територия

Първите поръчки от нов европейски пазар са пристигнали, но обемът все още не оправдава наличието на местен офис или собствен автопарк. DAGO Express организира транспорт в 38 държави чрез централен контакт. По този начин може да се тества търсенето, преди да се изгради постоянна инфраструктура.

7. Между фабриката и склада редовно се преместват материали

Няколко пъти седмично компонентите се превозват между два обекта. Ежедневното възлагане отнема време, но собствен камион няма да бъде напълно използван. Синхронизиран регулярен транспорт с фиксирани маршрутиосигурява планиране без пълна собствена капацитет.

8. Спешна голяма поръчка надвишава капацитета на флота

Важна поръчка може да бъде приета само ако е на разположение допълнителен капацитет за доставка. Външен партньор поема допълнителните превози. Компанията използва възможността за оборот, без да мести съществуващи клиенти или да финансира нови превозни средства в дългосрочен план.

9. Чувствителна пратка не трябва да бъде прехвърляна

Прототипи, конфиденциални документи или висококачествени компоненти трябва да се транспортират с възможно най-малко междинни станции. Един директен транспорт без претоварване намалява точките на предаване. Проследяването, транспортната застраховка и документите за доставка увеличават проследимостта.

10. Организацията на транспорта отнема твърде много време от ръководството

Ръководството или отделът за покупки координират на странично шофьори, превозни средства, поддръжка и краткосрочни промени. Стандартизирани процедури, постоянен контакт и дигитални процеси за резервиране и проследяване намаляват този разход на време. Редовните дневни маршрути тогава не трябва да се организират всеки ден наново.

Кога собствен автопарк все още може да бъде полезен

Аутсорсингът не е автоматично най-доброто цялостно решение. Собствен автопарк може да бъде разумен, ако превозните средства са постоянно натоварени на високо и равномерно ниво, транспортите представляват стратегическа част от клиентското преживяване или постоянно се изисква специално обучен вътрешен персонал.

Дори много кратките вътрешни маршрути с постоянна непосредствена наличност могат да подкрепят собствено решение. Същото важи, ако едно предприятие разполага със силни компетенции в диспозицията и надеждно познава конкурентоспособните си пълни разходи.

Дори тогава решението не трябва задължително да бъде „или-или“. Външен партньор може целенасочено да поема дълги разстояния, уикенди, специализирани превозни средства, сезонни върхове и отсъствия. По този начин хибридният модел комбинира непосредствения контрол върху ключовите пътувания с допълнителна гаранция срещу отсъствия.

Рискове от аутсорсинг – и как компаниите да ги управляват

Правилният партньор поема оперативното изпълнение, но не и предприемаческото решение кои цели за качество да се прилагат. Добрата съвместна работа се основава на ясни отговорности и измерими постижения.

Как да започнете с шест стъпки

1. Документиране на текущия процес: Маршрути, честоти, времеви прозорци, видове пратки, необходимост от автомобили, прекъсвания и вътрешни усилия.
2. Изчисляване на пълните разходи: Вземете предвид фиксираните разходи, променливите разходи, времето за управление, простоите и очакваните разходи при повреди.
3. Дефинирайте критични изисквания: Определете време за реакция, прозорец за вземане, тип превозно средство, проследяване, застраховка и специални изисквания.
4. Изберете подходящ модел: Решете дали пълното, частично или хибридно външно изпълнение отговаря на нуждите.
5. Започнете с пилотен проект: Например възложете външно един регион, фиксирана обиколка, уикенд превози или заместител при отсъствие.
6. Измерете резултата и мащабирайте: Сравнете разходите на обиколка, точността, времето за реакция, щетите, вътрешното време и удовлетвореността на клиентите.

Бърз тест: Трябва ли да разгледате външното изпълнение на транспорт?

Ако отговорите с „Да“ на три или повече въпроса, си струва структурирането на сравнение:

• Може ли болестта или отпуската на един човек да застраши доставките?
• Липсва ли незабавно налично резервно превозно средство при повреда?
• Собствените превозни средства редовно ли стоят неизползвани?
• Не е ли достатъчен автопаркът при пикови сезони или поръчки?
• Трябва ли пътуванията да се извършват вечер, през уикенда или на празници?
• Прекарват ли специалистите или ръководителите много време в диспечеризация и справяне с нарушения?
• Желаете ли да се развиват нови региони без големи предварителни инвестиции?
• Необходими ли са различни типове превозни средства в зависимост от поръчката?
• Не са ли известни действителните разходи за всеки продуктивен маршрут?
• Причинява ли забавената доставка високи разходи за престой или за клиенти?

Защо DAGO Express като външен или допълнителен транспортен партньор?

DAGO Express се фокусира върху критични по време директни и специални пътувания, както и планирани транспортни решения за компании. МСП могат да използват услугата като пълно външно решение, за отделни редовни маршрути или като гъвкаво подсигуряване на собствената си флота.

• Повече от 50 000 превозни средства в проверената мрежа: Достъп до резервен и допълнителен капацитет, без да се поддържа собствен резервен автопарк.
• 38 страни: национални и международни превози чрез един централен контактен партньор.
• 99,5 процента установена точност:измерима точност на сроковете за планирани доставки.
• Директен транспорт без прехвърляне:кратки времена на придвижване и по-малко точки на предаване.
• Уикенд и празнично обслужване:допълнителна наличност без собствена организация за дежурство.
• Live-Tracking и проактивна информация:оперативна прозрачност въпреки външното изпълнение.
• ISO 9001 сертифицирано качество:структурирани и проследими процеси.
• Гъвкаво сътрудничество:от отделна поръчка до Shipper Hub до индивидуално решение и системна интеграция.

За нередовни или спешни нужди се предлага On-Demand транспорт От друга страна, редовните транспорти могат да се организират като редовен маршрут, шатъл транспорт или индивидуално съобразена транспортна концепция. На Бизнес страната на DAGO Express компаниите ще намерят подходящите модели за сътрудничество.

Често задавани въпроси относно аутсорсинга на транспорт

Изгоден ли е аутсорсингът на транспорт и за малки компании?

Да, особено когато има малко водачи или превозни средства, търсенето варира или наличието на собствен резерв би било непропорционално скъпо. Ключово е сравняването на пълните вътрешни разходи с офертата на външния доставчик.

Винаги ли външният транспортен доставчик е по-евтин?

Не. При постоянно високо натоварване собствен автопарк може да бъде икономически изгоден. Аутсорсингът е особено привлекателен, когато има дълги периоди на застой, променливи нужди, липса на резерви или голям вътрешен административен товар.

Мога ли да външно прехвърля само пикови поръчки или прекъсвания?

Да. При хибриден или модел с преливане собствен автопарк остава. Външният партньор поема болести, повреди, сезонни върхови натоварвания, специални пътувания или доставки извън редовното работно време.

Как да запазя контрола при аутсорсинг?

Чрез ясни изисквания за изпълнение, проследяване, фиксирани отчети за статуса, определен контакт, измерими показатели и дефинирани пътища за ескалация. Оперативното изпълнение се аутсорсва, стратегическото управление остава в компанията.

Може ли DAGO Express да поема редовни маршрути?

Да. Освен краткосрочни единични и експресни превози, DAGO Express организира индивидуално съобразени решения, фиксирани маршрути и курсове за редовни изпращачи.

Възможни ли са превози през уикенда и на празници?

Да. DAGO Express организира, след съгласуване, вземане и доставка и през уикенда и на празници. Точната цена зависи, наред с други неща, от разстоянието, превозното средство, пратката и желания временен прозорец.

Заключение: Способността за транспорт е по-важна от притежаването на превозно средство

За малките и средни предприятия решаващият въпрос рядко е дали достатъчно собствени превозни средства са на площадката. По-важно е дали ангажиментите за доставка могат да се изпълняват надеждно дори при болест, технически дефекти, пикови поръчки и извън обичайните работни часове.

Възлагането на транспорт на външни изпълнители може да намали фиксираните разходи, да осигури допълнителен капацитет, да облекчи вътрешните екипи и да смекчи оперативните рискове от неуспех. Независимо дали става въпрос за пълно възлагане на външни изпълнители, редовни фиксирани маршрути или гъвкава резервна опция за собственото превозно средство: подходящият модел започва с честно сравнение на пълните разходи и ясно дефиниран пилотен проект.

Имате нужда от превозно средство в кратък срок? Калкулирайте и резервирайте транспортната цена онлайн сега.

Желаете да възложите редовни маршрути или да осигурите сигурност за съществуващия си автопарк? Нека вашите транспортни нужди бъдат анализирани без задължение от DAGO Express.