Prokazatelné doručení dokumentů:
rychle a spolehlivě

Co
přepravujeme?

Způsoby doručení písemností v přehledu: osobně, poštou, datovou schránkou, poslem

Pro doručení důležité písemnosti existuje několik cest. Z praktického hlediska se liší tím, jak rychle dokument dorazí, nakolik lze termín předání naplánovat a jaký doklad o doručení odesílateli zůstane. Následující přehled popisuje právě tyto praktické rozdíly, nikoli právní účinky jednotlivých způsobů.

• osobní předání: odesílatel nebo jeho zaměstnanec předá písemnost sám a nechá si převzetí potvrdit podpisem na kopii; vyžaduje čas a ochotu adresáta převzetí podepsat
• doporučený dopis s dodejkou: rozšířený a dostupný způsob s potvrzením o doručení; přesný den předání ale odesílatel neovlivní a při nezastižení adresáta se zásilka ukládá k vyzvednutí
• datová schránka: elektronická zpráva do datové schránky adresáta, pokud ji má zřízenou; o odeslání a dodání zprávy vzniká v systému záznam, papírový originál s vlastnoručním podpisem jí však poslat nelze
• doručení poslem: papírový originál předá kurýr v termínu zadaném při objednávce a předání se protokoluje včetně prohlášení a fotodokumentace; počítá se s jedním pokusem o doručení

Kterou cestu zvolit

Která forma je pro váš případ předepsaná nebo nejvhodnější, závisí na druhu písemnosti, na smlouvě a na tom, kdo je adresát. Některé smlouvy například samy určují, jakým způsobem si strany mají písemnosti doručovat. Tuto otázku si proto ověřte s advokátem nebo ve smluvních podmínkách ještě před odesláním. Doručení poslem volí odesílatelé zejména tehdy, když potřebují předat papírový originál v konkrétní den a mít k předání podrobný záznam.

Ne každý dopis potřebuje posla. Jakmile ale na doručení závisí peníze, práva nebo navazující kroky, může být předání poslem jednou z možností, o které se vyplatí uvažovat. Doručení dokumentů kurýrem se využívá například u výpovědí nájemních nebo obchodních smluv, u smluv a dodatků určených k podpisu, u upomínek a výzev k plnění, nabídek do výběrových řízení podávaných v listinné podobě a odstoupení od smlouvy. Kurýr může podepsané originály také odvézt zpět, pokud si zpáteční jízdu objednáte jako samostatnou zakázku.

V praxi se také stává, že odesílatel zvolí více cest zároveň – například písemnost doručí poslem a její kopii odešle i dalším způsobem. Zda je takový postup u vaší písemnosti užitečný a jak ho správně nastavit, je opět otázka pro advokáta. Posel pak může převzít tu část, při které jde o fyzické předání originálu.

Doklad o doručení a průběh předání krok za krokem

Hodnota služby spočívá hlavně v tom, co odesílateli po předání zůstane. Při právně bezpečném doručení poslem se předání protokoluje včetně prohlášení a fotodokumentace a příjemce podepisuje přepravní dokumenty ještě předtím, než písemnost převezme.

Obecná kontrola: co si u záznamu o doručení ověřit

Bez ohledu na zvolený způsob doručení je užitečné si u každého záznamu o doručení zkontrolovat, zda z něj lze později vyčíst podstatné okolnosti předání. Jako pomůcka pro vlastní kontrolu poslouží tyto otázky:

• je patrné, kdy k předání došlo?
• je uvedena adresa a místo předání?
• je zřejmé, kdo písemnost převzal?
• jsou k dispozici další podklady, například prohlášení nebo fotografie?

Zda podklady ze služby DAGO Express pro váš účel stačí, posuďte případně s advokátem. O vyzvednutí i doručení vás informujeme e-mailem a nákladní list vám na vyžádání zašleme elektronicky. Všechny podklady si uložte společně s kopií odeslané písemnosti. Pokud vám některý podklad chybí, ozvěte se co nejdříve přes e-mailovou podporu, která je k dispozici také v češtině.

Průběh krok za krokem

• příprava: vložte dokument do obálky, bezpečně ji uzavřete a ponechte si kopii písemnosti
• objednávka: online, v aplikaci nebo e-mailem uveďte adresy, požadovaný čas doručení a informaci, že jde o protokolované doručení
• vyzvednutí: kurýr převezme obálku obvykle během 60–120 minut nebo v pevně stanoveném čase
• přeprava: obálka jede přímo k adresátovi, ve vozidle je jen vaše zakázka
• předání a protokol: příjemce podepíše přepravní dokumenty a doručení se protokoluje včetně prohlášení a fotodokumentace; má-li písemnost převzít jen určitá osoba, uveďte to v objednávce, protože přepravní podmínky jinak připouštějí i náhradní doručení například osobě v provozovně nebo sousedovi

Cena závisí na vzdálenosti, typu vozidla, termínu doručení, mýtném a dostupnosti; pro obálky obvykle postačí nejmenší vůz. Celkovou cenu vidíte ještě před potvrzením objednávky, bez skrytých nákladů.

Na obálku uveďte úplný název nebo jméno adresáta a adresu včetně označení kanceláře, budovy nebo podatelny. Do obálky vkládejte jen písemnosti. Pokud posíláte dokumenty více adresátům, objednejte pro každého samostatné doručení, aby byl záznam o předání jednoznačný a nedošlo k záměně.

Kanceláře a firmy, které posílají důležité písemnosti opakovaně, ocení bezplatný zákaznický účet. Uložené adresy v adresáři, historie objednávek a export přehledů do PDF nebo Excelu usnadňují dohledání, kdy a komu byl který dokument odeslán. Na každou online objednávku navíc získáte slevu 5 %. Jednotlivou poptávku lze zaslat i e-mailem bez registrace.

Když adresát převzetí odmítne nebo není k zastižení

Při kurýrním doručení je stanoven jen jeden pokus o doručení. Pokud adresát na místě není nebo převzetí odmítne, písemnost nemusí být předána. Co taková situace znamená pro běh lhůty nebo pro účinky písemnosti, neposuzujeme – tuto otázku proberte s advokátem ideálně ještě před odesláním a připravte si případně i záložní způsob doručení.

Jak šanci na úspěšné předání zvýšit

• ověřte přesnou adresu, název firmy, jméno osoby a označení kanceláře nebo podatelny
• u firem a úřadů zjistěte, zda písemnosti přebírá podatelna, recepce, nebo jen určená osoba
• zvolte čas, kdy je adresát nejpravděpodobněji k zastižení, například v úředních hodinách
• u výpovědí a nabídek s lhůtou objednejte doručení s časovou rezervou, ne až v poslední den
• pokud se má příjemce na předání připravit, uveďte do poznámky telefonické oznámení hodinu před příjezdem

Doručení výpovědi se někdy řeší až na poslední chvíli. Doručení ve stejný den je sice možné, jeden pokus a případná nepřítomnost adresáta však mohou plán zkomplikovat. Rezerva několika dnů dává prostor pro jiný postup, kdyby první pokus nevyšel.

Co služba nenahrazuje a jaké platí hranice

Protokolované doručení poslem není náhradou za způsoby doručování, které pro určité písemnosti stanoví právní předpis nebo smlouva, například doručování soudem nebo prostřednictvím datové schránky. Dochvilnost doručení činí 99,5 %, přepravu sledujeme nepřetržitě a DAGO Express je certifikována podle normy PN-EN ISO 9001:2015. Hotovost, cenné papíry ani jiné cennosti do obálky nevkládejte, přepravní podmínky je nepřijímají. Přepravní pojištění u Schunck Group kryje zásilku do 8,33 SDR/kg hrubé hmotnosti (přibližně 10 EUR/kg), u lehké obálky je tedy základní krytí nízké; na přání je lze rozšířit až do hodnoty zboží 50 000 EUR. Změna termínu doručení je možná jen výjimečně po konzultaci s dispečerským oddělením.

Pohotovostní tým je k dispozici i o víkendech a svátcích a objednávku lze zadat také večer; přijata je po krátké kontrole dostupnosti vozidel. Doručovat lze i do dalších evropských zemí, u zahraničních adresátů si však předem ověřte, jaké požadavky na doručení písemnosti platí v dané zemi. Zjevné poškození obálky zapište při převzetí, skryté škody nahlaste nejpozději do sedmi dnů.